Objekt und Recht
- aktueller Grundbuchauszug und Flurkarte
- Baugenehmigungen, Baupläne und Wohnflächenberechnung
- Auszug aus dem Baulastenverzeichnis
- Energieausweis (gesetzlich spätestens bei der Besichtigung vorzulegen)
- Nachweise über Modernisierungen der letzten Jahre
Vermietung
- Mieterliste mit Fläche, Miete, Mietbeginn und Kaution
- alle Mietverträge mit Nachträgen
- Betriebskostenabrechnungen der letzten zwei bis drei Jahre
- Übersicht über Mietrückstände und laufende Streitigkeiten
Kosten und Verträge
- Versicherungspolicen, Wartungs- und Dienstleisterverträge
- Grundsteuerbescheid und Abgabenbescheide
- gegebenenfalls Contracting- oder Hausverwaltervertrag
Am besten legen Sie alles in einem digitalen Datenraum ab. Wie Käufer die Unterlagen prüfen, beschreibt unsere Due-Diligence-Checkliste; den Verkaufsweg erklärt der Ratgeber Mehrfamilienhaus verkaufen.
Woher Sie welche Unterlage bekommen
| Unterlage | Bezugsquelle |
|---|---|
| Grundbuchauszug | Grundbuchamt, oft auch über den Notar |
| Flurkarte / Liegenschaftskarte | Katasteramt bzw. Vermessungsamt |
| Baulastenverzeichnis | Bauaufsichtsbehörde der Stadt oder des Kreises |
| Altlastenauskunft | Umweltamt |
| Baugenehmigung, Pläne | eigene Unterlagen, sonst Bauaktenarchiv |
| Erschließungsbeitragsbescheinigung | Stadt oder Gemeinde |
| Energieausweis | Energieberater oder Aussteller |
| Mietverträge, Abrechnungen | Hausverwaltung oder eigene Akten |
Behördenauskünfte sind meist kostenpflichtig und können einige Wochen dauern. Beantragen Sie sie deshalb frühzeitig.
Technische Unterlagen
Neben den rechtlichen Dokumenten wollen Käufer wissen, in welchem Zustand das Haus ist. Dazu gehören Angaben zu Baujahr und Bauweise, eine Aufstellung der Modernisierungen der letzten Jahre mit Rechnungen, Wartungsnachweise für Heizung, Aufzug und Rauchwarnmelder, Protokolle des Schornsteinfegers und Prüfberichte etwa zur Trinkwasserhygiene. Gibt es bekannte Schäden, sollten Gutachten oder Angebote für die Reparatur beigefügt werden. Ein Investor kalkuliert dann mit konkreten Zahlen statt mit pauschalen Sicherheitsabschlägen.
Wirtschaftliche Unterlagen
- aktuelle Mieterliste mit Flächen, Mieten und Vertragsbeginn
- Nebenkostenabrechnungen der letzten drei Jahre
- Aufstellung der nicht umlagefähigen Kosten wie Verwaltung und Instandhaltung
- Grundsteuerbescheid und Versicherungsscheine
- Verwaltervertrag und Dienstleistungsverträge, etwa Hausmeister, Reinigung, Winterdienst
- Übersicht über Mietrückstände und laufende Rechtsstreitigkeiten
Unterlagen bei Wohnungseigentum
Ist das Haus bereits in Eigentumswohnungen aufgeteilt, kommen weitere Dokumente hinzu: die Teilungserklärung mit Aufteilungsplänen, die Gemeinschaftsordnung, die Protokolle der Eigentümerversammlungen der letzten Jahre, Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen sowie Angaben zur Erhaltungsrücklage. Käufer lesen die Protokolle besonders genau, weil sie zeigen, welche Maßnahmen geplant oder umstritten sind. Mehr zur Aufteilung lesen Sie unter Mehrfamilienhaus aufteilen oder ganz verkaufen.
Ordnung schafft Vertrauen
Wer die Unterlagen nach einer klaren Struktur ordnet, nummeriert und digital bereitstellt, macht es Interessenten leicht. Bewährt hat sich eine Gliederung nach Recht, Technik, Vermietung und Finanzen. Ein Inhaltsverzeichnis zeigt auf einen Blick, was vorliegt und was noch fehlt. So entsteht Schritt für Schritt der Datenraum, den Investoren in der Prüfungsphase erwarten.
Fehlende Unterlagen ersetzen
Nicht jedes Haus hat eine lückenlose Akte. Ist die Baugenehmigung verschwunden, kann eine Akteneinsicht beim Bauamt helfen. Fehlen Wohnflächenberechnungen, kann ein Architekt nachmessen. Für Modernisierungen ohne Rechnungen können Fotos und Bestätigungen der Handwerker dienen. Wichtig ist, offen mit Lücken umzugehen: Käufer akzeptieren fehlende Dokumente eher, wenn sie rechtzeitig davon erfahren und eine nachvollziehbare Erklärung bekommen.
Checkliste in der richtigen Reihenfolge
- Grundbuchauszug, Flurkarte und Baulastenauskunft beantragen – das dauert am längsten.
- Mietverträge, Mieterliste und Nebenkostenabrechnungen von der Hausverwaltung anfordern.
- Energieausweis prüfen und bei Bedarf neu ausstellen lassen.
- Modernisierungen und Instandhaltungen der letzten Jahre zusammenstellen.
- Versicherungen, Wartungs- und Dienstleistungsverträge sammeln.
- Alles nummerieren, scannen und in einem Datenraum ordnen.
Wer in dieser Reihenfolge vorgeht, hat die zeitkritischen Behördenunterlagen rechtzeitig, während die übrigen Dokumente parallel entstehen.
Das Wichtigste in Kürze
- Rechtliche, technische und wirtschaftliche Unterlagen bilden zusammen die Grundlage der Prüfung.
- Behördenauskünfte sollten früh beantragt werden.
- Bei Wohnungseigentum kommen Teilungserklärung und Versammlungsprotokolle hinzu.
- Lücken offen ansprechen und, wo möglich, ersetzen.
Häufige Fragen zu Unterlagen für den MFH-Verkauf
Muss ich alle Unterlagen schon vor der Besichtigung herausgeben?
Nein. Eckdaten und Exposé genügen am Anfang. Mietverträge und Detailunterlagen folgen, wenn ein Investor ernsthaftes Interesse zeigt – oft nach einer Vertraulichkeitserklärung.
Wie lange dauert es, alle Unterlagen zu sammeln?
Meist zwei bis sechs Wochen, abhängig von Behörden und Hausverwaltung.
Wer bezahlt die Behördenauskünfte?
In der Regel der Verkäufer, weil er die Unterlagen für den Verkauf bereitstellt.
Braucht der Käufer die Originale?
In der Prüfung genügen Kopien oder Scans. Originale wie Mietverträge werden bei der Übergabe ausgehändigt.
Brauche ich ein Verkehrswertgutachten?
Nicht zwingend. Investoren rechnen selbst. Ein Gutachten kann aber helfen, eine realistische Preisvorstellung zu begründen, vor allem bei Erbschaften.
Welche Unterlagen fragen Banken des Käufers an?
Meist Grundbuchauszug, Flurkarte, Wohnflächenberechnung, Mieterliste, Fotos und Energieausweis. Wer sie früh bereitstellt, beschleunigt die Finanzierung.
Was ist eine Erschließungsbeitragsbescheinigung?
Eine Bestätigung der Gemeinde, ob Erschließungsbeiträge für Straße und Leitungen bezahlt sind oder noch offen sind.